Cum îți configurezi depozitul în DynamIQ WMS, pas cu pas

Ce pregătești înainte

• O schiță a depozitului: rafturile, coridoarele dintre ele, câte coloane și câte niveluri are fiecare raft, unde stau paleții, unde descarci și unde pregătești coletele.
• Lista articolelor într-un fișier Excel: cod, denumire, cod de bare, unitate de măsură, dimensiuni și greutate, dacă au loturi sau date de expirare.
• Oamenii și ce face fiecare: recepție, depozitare, picking, ambalare, inventar, birou.
• Echipamentele: un calculator cu Windows lângă imprimanta de etichete și terminale Android sau telefoane pentru scanare. Se poate începe și fără ele, din browser.

Exemplul din acest ghid este un depozit de magazin online de mărime medie: un coridor cu rafturi de picking (rândurile A și B), un coridor cu rafturi de paleți (rândul P), o rampă, un loc de pregătire a expedierii, carantină și o gestiune separată pentru marfa deteriorată. Datele sunt de test.

1. Contul și prima pornire

Contul se face de pe site, cu butonul „Încearcă gratuit”. După confirmarea adresei de e-mail, serverul firmei se pregătește singur, iar din contul firmei (account.dynamiqsoftware.com) deschizi aplicația cu „Deschide WMS”. La prima deschidere aplicația cere două lucruri:

• Depozitul: un cod scurt (de exemplu D1) și numele lui.
• Administratorul: numele complet, utilizatorul și parola, de cel puțin 10 caractere.

„Creează depozitul și contul” te duce în aplicație, pe Panou, unde un card îți spune câți pași de configurare mai ai.

2. Asistentul de configurare și profilul

Asistentul este la Administrare → Asistent de configurare (sau „Deschide asistentul de configurare” de pe Panou). Primul lucru pe care îl alegi este felul depozitului:

• Simplu: depozit mic, fără loturi sau locații de picking separate.
• E-commerce: multe comenzi mici, reaprovizionarea locațiilor de picking, inventar ciclic.
• Farma: loturi și expirări, carantină, aprobări la ajustări și mutări.
• Băuturi / FMCG: baxuri și paleți întregi, FEFO.
• Piese auto: multe coduri asemănătoare, poza articolului pe scanner, clase ABC.
• 3PL (marfa altor firme): marfă pe proprietari, totul dovedit de la recepție la retur.

Aplicația spune câte setări scrie profilul și cere confirmarea. Setările se pot schimba oricând, una câte una; profilul ține minte doar de unde ai pornit. Sub profiluri, asistentul arată pașii până la primul task și bifează singur fiecare pas când e gata, așa că îl poți lăsa și relua oricând.

3. Depozitul

Primul depozit există deja, de la prima pornire. Îl vezi la Nomenclatoare → Depozit → Depozite; tot de acolo adaugi alte depozite, dacă ai. Fiecare depozit nou vine cu:

• gestiunea PRINCIPALA (tip Depozitare);
• locațiile de sistem: RECEPTIE (Recepție), TRANZIT (marfa la operator în timpul picking-ului), SPLIT (masa de Split la Batch picking), AMBALARE, RETURURI, BLOCAT și AJUSTARI (locația de ajustări a depozitului).

Așa că un depozit foarte mic poate trece direct la rafturi. Restul pașilor de structură de mai jos sunt opționali, dar ajută pe măsură ce depozitul crește.

4. Gestiuni și zone

Gestiuni

Nomenclatoare → Depozit → Gestiuni → Adaugă. O gestiune are cod, nume, tip și, opțional, codul ei din programul de contabilitate. Contează tipul: doar din gestiunile de tip Depozitare se rezervă marfa și se face picking. Celelalte (Recepție, Livrare, Deteriorate, Carantină, Retururi, Producție, Altele) țin marfa deoparte, fără să o vândă din greșeală.

Zone

Nomenclatoare → Depozit → Zone → Adaugă. Zona grupează locațiile: rafturile de picking, rafturile de paleți, camera rece. Are o clasă de depozitare (Ambiant, Răcoare 8–15 °C, Rece 2–8 °C, Congelat), pe care o preiau locațiile noi din zonă, și o gestiune, care se aplică locațiilor din zonă fără gestiune proprie. Zonele sunt opționale, dar le folosesc rezervarea (o comandă poate cere marfă dintr-o anumită zonă), traseul și împărțirea oamenilor pe zone.

În exemplu: RAFT (rafturi de picking), PAL (rafturi de paleți) și DEF (marfă deteriorată, în gestiunea DEFECTE).

5. Coridoare

Nomenclatoare → Depozit → Coridoare → Adaugă. Un coridor are cod, nume, zonă (rândurile și locațiile lui o urmează) și sens de mers: Ambele sensuri, Sens unic cu coloanele crescător sau Sens unic cu coloanele descrescător. Coridoarele sunt opționale, dar traseul le folosește ca să ordoneze listele de picking.

6. Tipuri de locație

Nomenclatoare → Depozit → Tipuri de locație → Adaugă. Tipul este șablonul fizic al unei locații: modul de stocare, dimensiunile (lățime, adâncime, înălțime), greutatea și volumul maxim. Îl alegi o dată pe rând sau pe locație și completează singur ce lași gol. Pentru o insulă se adaugă limita de paleți, iar pentru o bandă adâncimea în paleți și ordinea de acces (FIFO sau LIFO). Tipurile sunt opționale; fă-le înainte de rânduri, ca să le poți alege în configurator.

7. Ce tipuri de locații îți trebuie

Înainte să creezi locațiile, hotărăște ce este fiecare. În DynamIQ WMS o locație e descrisă de trei lucruri:

1. Rolul: ce face locația în flux (din ce locații se rezervă, unde intră marfa, unde se ambalează, unde așteaptă curierul).
2. Modul de stocare, pentru locațiile de depozitare: ce încape fizic în ea.
3. Tipul de locație, opțional: dimensiunile și capacitatea.

Rolurile de locație

Sunt 14 roluri de bază, la Nomenclatoare → Depozit → Roluri de locație. Doar din trei dintre ele se rezervă marfa pentru comenzi: Depozitare, Picking și Rezervă. Firma își poate adăuga roluri proprii care se comportă ca unul de bază, de exemplu „Parcare cărucior” care se comportă ca Tranzit.

Modurile de stocare

Întrebările care decid

1. Marfa stă pe paleți sau la bucată? La bucată: Raft. Pe paleți: Loc de palet, Insulă sau Bandă.
2. Iei la bucată din același loc în care ții stocul? Da: rol Depozitare. Nu: Picking pentru rafturile de unde se ia și Rezervă pentru stocul pe paleți, cu minim și maxim pe articol la Nomenclatoare → Depozit → Locații de picking.
3. Ai mulți paleți din același articol? La sol, unul lângă altul: Insulă cu limită. Unul în spatele altuia: Bandă, cu FIFO pentru marfă cu expirare.
4. Recepționezi imediat ce descarci? Dacă nu, o Rampă de intrare unde stă marfa până la recepție.
5. Cum pleacă marfa? Cu curierii: Pregătire expediere, eventual câte un culoar pe curier (Configurare → Expediere → Culoare de expediere). Cu camioane sau mașini proprii: Rampă de ieșire.
6. Ai marfă care așteaptă o decizie? Carantină, Blocat și Retururi, eventual într-o gestiune separată (Deteriorate, Carantină, Retururi), ca să nu se rezerve din ea.
7. Ai condiții speciale? Clasa de depozitare a zonei (rece, congelat), marfă periculoasă (ADR), locații securizate pentru marfă controlată, echipamentul necesar (transpalet, stivuitor, reach truck, stivuitor pentru culoar îngust).

Exemple de depozite

Exemplele de mai jos sunt orientative; potrivește-le după rafturile și oamenii tăi.

Magazin online la început (aproximativ 200–400 m², 1–3 oameni)

• Fără zone sau cu una singură; rafturi cu polițe, rol Depozitare, mod Raft, de exemplu 6 rânduri × 8 coloane × 5 niveluri = 240 de locații.
• Locațiile de sistem ajung pentru recepție, ambalare, retururi și marfă blocată.
• Opțional, o locație Pregătire expediere pentru coletele care așteaptă curierul.
• Profil: Simplu sau E-commerce.

Magazin online în creștere (aproximativ 800–1.500 m², 5–15 oameni): exemplul din ghid

• Zona RAFT: rândurile A și B, rol Picking, mod Raft, 80 de locații, aproape de mesele de ambalare.
• Zona PAL: rândul P, rol Rezervă, Loc de palet, 24 de locații, plus o insulă la sol (SOL-1) pentru paleții întregi.
• RAMPA-1 (Rampă de intrare), EXP-1 (Pregătire expediere), CARANTINA și DEF-1 (Blocat, în gestiunea DEFECTE).
• SPLIT pentru Batch picking; profil E-commerce, cu reaprovizionarea picking-ului după minim și maxim.

Distribuitor cu paleți: băuturi, FMCG, materiale (2.000 m² și peste)

• Rafturi de paleți, rol Rezervă, Loc de palet, cu echipamentul necesar (stivuitor, reach truck) pe nivelurile de sus.
• Rafturi separate de picking la bax, lângă zona de expediere, rol Picking.
• Bandă pentru articolele cu mulți paleți, cu FIFO; Insulă la sol lângă rampe.
• Rampă de intrare și Rampă de ieșire pentru fiecare ușă; profil Băuturi / FMCG.

Farma, cosmetice, alimente

• Zone pe clasa de depozitare (Ambiant, Rece 2–8 °C), locații securizate pentru marfa controlată.
• Carantină într-o gestiune de tip Carantină; „Un singur lot pe locație” pe zonă sau pe locație, unde e nevoie.
• Profil Farma: FEFO, aprobări la ajustări, motiv obligatoriu la mutări.

Depozit pentru terți (3PL)

• Zone sau locații păstrate pentru un proprietar de marfă, ca marfa fiecărui client să stea la locul ei.
• Carantină și Retururi pentru deciziile pe care le ia clientul; profil 3PL. Detalii pe pagina WMS pentru 3PL.

8. Rânduri și locații în masă: configuratorul

Rafturile nu se fac locație cu locație. La Nomenclatoare → Depozit → Rânduri → Adaugă descrii un rând de raft, iar configuratorul creează toate locațiile lui dintr-o dată:

• Unde este: codul rândului, latura față de coridor (Stânga, Centru, Dreapta), zona și coridorul.
• Câte locații: coloanele (câte, de la ce număr și din câte în câte; 2 pentru o latură doar cu numere pare sau impare), nivelurile și pozițiile pe nivel.
• Codul locației: o mască din bucățile Rând, Coloană, Nivel, Poziție, Coridor, Zonă, Latură. Masca {ROW}-{COL:00}-{LVL:00} dă codurile A-01-01, A-01-02 și așa mai departe; :00 înseamnă două cifre.

În dreapta, „Rezultat” arată locațiile înainte să le creezi: câte sunt, prima, ultima și desenul rândului pe coloane și niveluri.

Mai jos, la Ce sunt locațiile, alegi rolul, tipul de locație (care aduce modul de stocare și dimensiunile), clasa de depozitare, clasa ABC, echipamentul necesar, gestiunea și bifele: marfă periculoasă (ADR), securizată, permite depozitare, permite picking. Butonul „Creează 40 locații” le face pe toate.

În exemplu s-au făcut trei rânduri: A și B (rafturi de picking, câte 40 de locații) și P (rafturi de paleți, 8 coloane × 3 niveluri = 24 de locuri de palet). Un rând se poate lărgi mai târziu cu Extinde, iar Tipărește etichetele rândului scoate etichetele tuturor locațiilor lui.

9. Locații una câte una și din Excel

Locațiile care nu fac parte dintr-un raft (rampa, locul de pregătire a expedierii, carantina, o insulă la sol) se adaugă la Nomenclatoare → Depozit → Locații → Adaugă: cod, zonă, rol, tip, mod de stocare, dimensiuni, condiții, gestiune și blocări (la intrări, la ieșiri). O locație fără zonă cere gestiunea, când depozitul are mai multe.

Lista de locații arată rolul, modul de stocare, zona, coridorul, rândul, ordinea pe traseu și ocuparea. Din panoul „Acțiuni” poți schimba mai multe locații deodată cu Modifică selecția (rolul, și cu rolurile firmei, modul de stocare, zona, tipul, dimensiunile, clasa, echipamentul, gestiunea, blocările, proprietarul; o locație cu marfă își păstrează rolul), le poți bloca total sau parțial și le poți tipări etichetele.

Din Excel

Dacă ai deja lista locațiilor în alt program, o aduci din Excel la Nomenclatoare → Depozit → Import locații: codul e obligatoriu, iar rolul (cu numele lui, de exemplu „Picking”, sau al unui rol al firmei), modul de stocare, zona, tipul, gestiunea, dimensiunile, clasele, blocările și proprietarul sunt opționale. La opțiuni alegi ce primesc locațiile fără aceste coloane și ce se întâmplă cu un cod care există deja: se actualizează, rămâne cum e sau oprește importul. Ca la orice import, nimic nu se salvează până nu sunt corecte toate rândurile. Pentru rafturi noi rămâne mai rapid configuratorul de rânduri. Din alt sistem, aceleași locații se pot trimite și prin API.

10. Traseul

Nomenclatoare → Depozit → Traseu stabilește ordinea în care se parcurg locațiile; listele de picking o urmează. Alegi cum se merge: coridoarele (Serpentină sau Același sens), laturile (Zigzag, Întâi stânga apoi dreapta, Întâi dreapta apoi stânga), nivelurile (De jos în sus, De sus în jos, Întâi zona de aur, Alternat pe coloane) și pozițiile, apoi ordinea zonelor și a coridoarelor. Tabelul arată ordinea nouă lângă cea de acum, iar butonul „Recalculează” o aplică.

11. Etichetele locațiilor

Fiecare locație are o etichetă cu codul ei în clar și cod de bare. În Locații selectezi locațiile (clic, apoi Shift+clic pentru un interval, sau Ctrl+A pentru toate) și alegi Tipărește etichete: șablonul (implicit „Locație 100 x 50 mm”), unde se tipărește și câte copii. Fără imprimante configurate, etichetele ies ca PDF, tipărit din browser.

• Lipește eticheta pe grinda raftului, sub locația ei, la aceeași înălțime pe tot rândul; pentru nivelurile de sus se folosesc de obicei etichete cu săgeată sau panouri la capăt de rând.
• Un rând întreg se tipărește din Rânduri → Tipărește etichetele rândului.
• Șabloanele (locație, articol, palet, colet, documente) sunt la Configurare → Tipărire → Șabloane, unde le copiezi și le schimbi în designer.
• Verificarea: pe scanner, „Informații despre un cod” arată locația scanată și ce stă pe ea.

12. Articole și stocul existent

Un articol se adaugă la Nomenclatoare → Articole → Articole → Adaugă: cod, cod de bare (se pot adăuga mai multe), denumire, categorie, marcă, unitate de măsură, urmărirea loturilor, a datei de expirare și a datei de fabricație, clase, dimensiuni și greutate.

Pentru lista întreagă folosește Operațiuni → Import din Excel (sau Nomenclatoare → Articole → Import articole), în cinci pași: ce imporți, fișierul, potrivirea coloanelor, opțiunile și verificarea. Nimic nu se salvează până nu vezi rezultatul și până nu sunt corecte toate rândurile; articolele care există deja se actualizează. Tot de acolo se importă partenerii (clienți, furnizori, curieri, proprietari de marfă), locațiile, stocul de pornire și comenzile de intrare și de ieșire. Dacă ai un magazin online, legătura cu el aduce produsele singură (Administrare → Integrări → Magazine).

Stocul pe care îl ai deja intră la Stoc → Import stoc (sau din asistent, „Import stoc”): un rând pe locație și articol, cu cantitatea și, unde e cazul, lotul, expirarea, proprietarul și starea. Fiecare rând devine o mișcare de tip Sold inițial, iar verificarea rulează fiecare rând după regulile stocului (rolul locației, lotul cerut, capacitatea) fără să salveze nimic.

• Pe locurile de palet, insule, benzi și la recepție marfa stă pe palet: codul vine din coloana Palet sau, dacă alegi, se face din codul locației (de exemplu SI-P-01-01).
• O locație care are deja stoc oprește rândul, ca același fișier să nu intre de două ori; când stocul vine din mai multe fișiere, alegi „Adaugă la stocul existent”.
• Data soldului contează la FIFO; fără ea, marfa intră cu data zilei.

Dacă preferi ca oamenii să numere marfa pe locații, faci o comandă de intrare cu stocul existent și o recepționezi pe scanner. Pentru locațiile de picking, pune minimul și maximul pe articol la Nomenclatoare → Depozit → Locații de picking, ca reaprovizionarea să pornească singură.

13. Utilizatori, roluri și activități

La Administrare → Utilizatori → Adaugă pui numele, utilizatorul, rolul (Operator, Stock controller, Supervizor, Administrator) și o parolă temporară, pe care omul o schimbă la prima autentificare.

Dublu clic pe utilizator deschide fișa lui, cu filele Date, Depozite, Zone și echipament și Activități. Activitățile spun ce task-uri primește omul pe scanner și în ce ordine: cine nu are nicio activitate nu primește task-uri din coadă, doar pe cele date pe numele lui. Activitățile se pot da și unei echipe întregi (Administrare → Echipe).

Ce vede și ce poate face fiecare rol se schimbă la Administrare → Roluri și drepturi: o matrice cu fiecare planșă, buton și pagină de scanner, pe roluri. Poți copia un rol existent și face din el unul nou, de exemplu „Șef de tură”.

14. Tipuri de flux

Tipul de flux spune cum se lucrează o comandă: modul de recepție, rezervarea (tot sau nimic ori parțial, FEFO sau FIFO, lotul cerut), felul picking-ului (pe comandă, Cluster picking, Batch picking cu Split, mono-articol, palet întreg), ambalarea, momentul facturii și al AWB-ului și predarea. O firmă nouă pornește cu trei tipuri din șabloane: Magazin online, Livrare B2B pe paleți și Recepție furnizor mare. La Configurare → Tipuri de flux le adaptezi; lângă fiecare setare scrie de unde vine valoarea, iar comutatorul „Doar ce schimbă acest tip de flux” arată doar diferențele.

Mai multe despre modurile de picking pe pagina Picking și expediere, iar despre setări pe Configurabil complet.

15. Imprimante și Print Agent

Etichetele de articol, de palet și de colet, AWB-urile și documentele ajung la imprimantele din depozit prin DynamIQ Print Agent, un program pentru Windows 10 și 11 (64 de biți) care stă pe un calculator din depozit. Un singur agent poate servi mai multe imprimante.

1. Descarci installerul de pe pagina Descărcări sau din aplicație (Configurare → Tipărire → Agenți → „Instalare agent și ghid”) și îl rulezi pe calculatorul la care sunt legate imprimantele.
2. La Configurare → Tipărire → Agenți → Adaugă îi dai un cod și un nume (de exemplu „Calculator expediere”); aplicația afișează cheia agentului.
3. La prima pornire agentul cere cheia; după „Conectează agentul” apare în aplicație cu numele calculatorului și cu imprimantele văzute de Windows.
4. La Configurare → Tipărire → Imprimante → Adaugă alegi agentul și legătura: prin Windows (imprimanta instalată cu driverul ei) sau direct în rețea (adresa IP și portul, de obicei 9100). Bifezi ce primește: ZPL pentru imprimantele de etichete Zebra și compatibile, PDF pentru documente și etichetele curierilor.
5. „Pagină de test” pe imprimantă; lucrarea se vede în agent și la Configurare → Tipărire → Istoric tipăriri.
6. La Configurare → Tipărire → Stații fiecare loc de muncă (recepție, ambalare, expediere) primește o imprimantă de etichete și una de documente, pe care aplicația le propune singură acolo.

16. Scannerul Android

1. Instalezi aplicația DynamIQ WMS pe terminal sau pe telefon, din fișierul APK de pe pagina Descărcări (sau de la butonul „Aplicația Android” din asistent).
2. În back office deschizi Administrare → Dispozitive și acces și afișezi codul QR pentru scanere.
3. Scanezi codul cu terminalul: rămâne activat pentru firmă și apare în lista dispozitivelor, de unde se poate și revoca.
4. Operatorul intră cu utilizatorul și parola lui și apasă „Următorul task”.

Scannerul merge și în browser, la adresa aplicației, fără instalare. Mai multe pe pagina Scanner Android.

17. Primul task de probă

Un test simplu este o recepție:

1. Ai cel puțin un furnizor la Nomenclatoare → Parteneri (bifa Furnizor) și un articol.
2. La Operațiuni → Comenzi de intrare → Adaugă alegi furnizorul și documentul (aviz, factură), apoi „Adaugă linie”: articolul și cantitatea așteptată. Task-ul de recepție apare odată cu prima linie.
3. Pe scanner, „Următorul task” deschide recepția, în trei pagini: scanezi articolul, apoi raftul (aplicația îl sugerează), apoi scrii cantitatea și confirmi.
4. În back office, comanda de intrare arată ce s-a primit, iar Stoc → Stoc curent arată marfa pe locație. Recepția se termină cu „Închide recepția”, din lista comenzilor de intrare.

Când toți pașii sunt bifați în asistent, depozitul e gata de lucru. Urmează legăturile cu magazinele, curierii și programul de facturare, la Administrare → Integrări; vezi Integrări.

Dacă te încurci

• Căutarea din meniu (sus, în stânga) găsește orice pagină după nume sau după cuvinte apropiate.
• Asistentul AI din aplicație cunoaște meniurile și setările și îți spune drumul exact până la o pagină sau o setare.
• Ne poți scrie din formularul de contact; dacă vrei, facem configurarea împreună.

Întrebări despre configurare

Pot schimba profilul ales la început?

Da. Profilul doar scrie câteva setări potrivite felului de depozit; le schimbi oricând, una câte una, în Setările firmei și în tipurile de flux.

Trebuie să fac zone și coridoare?

Nu. Sunt opționale. Zonele ajută la rezervare, la traseu și la împărțirea oamenilor pe zone; coridoarele dau ordinea pe traseu. Un depozit mic poate lucra doar cu rânduri și locații.

Pot importa locațiile din Excel?

Da, la Nomenclatoare → Depozit → Import locații: cod, rol, mod de stocare, zonă, tip, gestiune, dimensiuni. Pentru rafturi noi e mai rapid configuratorul de rânduri, care creează zeci sau sute de locații dintr-o dată; importul ajută când ai deja lista locațiilor în alt program.

Ce fac dacă am greșit un rând?

Rândul se modifică sau se extinde (Extinde adaugă coloane și niveluri), iar locațiile se schimbă în masă cu „Modifică selecția”. Un rând ale cărui locații n-au fost folosite încă (fără stoc și fără mișcări) se poate și șterge.

Am nevoie de imprimantă de etichete din prima zi?

Nu. Fără imprimante, etichetele se tipăresc ca PDF din browser, pe orice imprimantă. Pentru imprimantele de etichete din depozit instalezi DynamIQ Print Agent pe un calculator cu Windows.